Dingen die u niet op uw werklaptop moet opslaan om uw gegevens te beschermen

Voor veel mensen is een werklaptop een onmisbaar hulpmiddel, maar als u er niet zorgvuldig mee omgaat, kan het ook een kwetsbaar punt zijn. Het opslaan van bepaalde typen bestanden of gegevens op uw werkapparaat kan uw gevoelige informatie in gevaar brengen of de prestaties van het apparaat beïnvloeden. In dit artikel bespreken we acht dingen die u beter niet op uw werklaptop kunt bewaren. Ook leggen we uit hoe u uw gegevens kunt beschermen en de prestaties van het apparaat kunt verbeteren.

Een zakelijke laptop is bedoeld voor professioneel gebruik en niet voor persoonlijke opslag. Als u gevoelige gegevens en ongeautoriseerde applicaties op uw computer bewaart, kan dat de veiligheid in gevaar brengen, uw privacy in gevaar brengen en zelfs uw baan in gevaar brengen. Hier zijn een aantal dingen die u nooit op uw werklaptop moet bewaren.

Privéfoto's en -video's

Persoonlijke foto's en video's zijn erg privé. Sla ze daarom nooit op uw werklaptop op. Uw collega's kunnen uw persoonlijke momenten zien als u uw apparaat onbeheerd achterlaat, IT-beheerders kunnen toegang krijgen tot uw bestanden of u kunt uw bestanden per ongeluk openbaar maken terwijl u samenwerkt aan een teamproject.

In plaats daarvan kunt u uw foto's het beste opslaan (en verbergen) op uw telefoon of op een externe schijf. Als dit niet mogelijk is en u een veilig alternatief nodig hebt, overweeg dan om een ​​persoonlijke cloudopslagservice zoals OneDrive te gebruiken. Om uw privacy te beschermen, moet u uw bestanden altijd versleutelen. Als iemand anders toegang krijgt tot uw bestanden, kunnen ze deze niet bekijken.

Illegale of gekopieerde inhoud

Als u illegale software, films, muziek of andere auteursrechtelijk beschermde content op uw werklaptop hebt staan, kan dit ernstige gevolgen hebben voor u en uw bedrijf. Als u dit ontdekt, riskeert u disciplinaire maatregelen of zelfs ontslag vanwege het overtreden van het bedrijfsbeleid. Hoewel dit zelden voorkomt, kan uw bedrijf toch met juridische problemen te maken krijgen.

Gekraakte content brengt ook een groter risico op malware-infecties met zich mee, die uw computer kunnen infecteren zonder dat u het weet. Dit kan gevoelige bedrijfsgegevens in gevaar brengen en problemen opleveren voor IT-beheerders. Om deze risico's te vermijden, moet u voorzichtig zijn met wat u downloadt, vooral als uw laptop door uw bedrijf is uitgegeven.

Freelance werk of persoonlijke projecten

Als u over gegevens beschikt die niet met uw werk te maken hebben, zoals persoonlijke projecten of freelancewerk, en uw IT-beheerder heeft hier toegang toe, kan hij of zij ervan uitgaan dat u tijdens werkuren aan deze projecten werkt. Het opslaan van contracten, vertrouwelijke klantgegevens of financiële overeenkomsten kan ook een belangenconflict opleveren, waardoor uw baan in gevaar kan komen.

Bovendien kan het vermengen van persoonlijke en zakelijke gegevens leiden tot administratieve problemen en het risico vergroten dat vertrouwelijke documenten onbedoeld aan de verkeerde partij worden verstrekt: de werkgever of opdrachtgever. Om deze risico's te vermijden, kunt u het beste een apart gebruikersprofiel of een virtuele omgeving op uw laptop instellen of een ander apparaat gebruiken voor privé- en werktaken.

vertrouwelijke medische dossiers

Uw medische gegevens, waaronder eerdere ziektes, medicijnen en testresultaten, zijn zeer vertrouwelijk en moeten privé blijven. Als een collega, IT-medewerker of iemand anders op uw werkplek er toegang toe krijgt, kan dat problemen veroorzaken. Ze kunnen u discrimineren, uw verzekeringspremies beïnvloeden of zelfs misbruik maken van de informatie.

Als uw aandoening uw werkprestaties kan beïnvloeden, bijvoorbeeld psychische problemen, maar u voldoet nog steeds aan de verwachtingen, kan uw werkgever hiervan op de hoogte zijn en kan dit uw baan in gevaar brengen bij een eventuele reorganisatie in de toekomst. Om deze mogelijke problemen te voorkomen, is het belangrijk dat u uw medische gegevens altijd op een beveiligd, persoonlijk apparaat opslaat.

Ongeautoriseerde applicaties en programma's

Het installeren van ongeautoriseerde apps of software, zelfs als deze legaal is verkregen, kan problemen veroorzaken. Als uw bedrijf dit niet toestaat, is dit een schending van het bedrijfsbeleid en kan dit uw baan in gevaar brengen. Bovendien is de software mogelijk niet goed beveiligd, waardoor vertrouwelijke bedrijfsgegevens in gevaar kunnen komen. Het kan er ook voor zorgen dat uw systeem instabiel wordt.

Om deze redenen moet u altijd software en applicaties gebruiken die door uw IT-afdeling zijn goedgekeurd. Als u een specifiek hulpmiddel voor uw werk nodig hebt, vraag dan toestemming voordat u het op uw systeem installeert. Als u een app wilt testen, probeer deze dan eerst op uw pc uit voordat u om goedkeuring voor installatie vraagt.

E-mails en persoonlijke berichten

Net als bij persoonlijke of freelanceprojecten kan het opslaan van e-mails of persoonlijke communicatie op uw werklaptop leiden tot privacyrisico's. Dit kan niet alleen een schending van het bedrijfsbeleid zijn en uw geloofwaardigheid in gevaar brengen, maar het ontvangen van persoonlijke of niet-zakelijke updates op uw werklaptop kan ook afleidend zijn en een negatieve invloed hebben op uw productiviteit.

Om deze problemen te voorkomen, moet u uw werklaptop alleen gebruiken voor werkgerelateerde communicatie. Als u tijdens kantooruren af ​​en toe uw persoonlijke berichten wilt controleren, kunt u het beste de privémodus gebruiken en uw inloggegevens niet opslaan. Vergeet ook niet om na gebruik altijd uit te loggen bij uw persoonlijke accounts.

Niet-gelicentieerde lettertypen of activa

Het opslaan van lettertypen, afbeeldingen of andere digitale middelen zonder licentie op uw werklaptop lijkt misschien niet zo'n groot probleem. Als u deze middelen echter gebruikt voor officiële bedrijfsactiviteiten, zoals reclame- of marketingcampagnes, kan uw bedrijf worden blootgesteld aan claims wegens inbreuk op het auteursrecht, boetes en reputatieschade.

Om dit te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat de lettertypen, afbeeldingen of middelen die u downloadt, over de juiste licentie beschikken. Zo voorkomt u dat u per ongeluk lettertypen, afbeeldingen of middelen zonder licentie gebruikt. Als u een gelicentieerde afbeelding voor een project nodig hebt, controleer dan of uw bedrijf over een gelicentieerde bibliotheek beschikt of een abonnement heeft op services zoals Adobe Fonts, Shutterstock of Google Fonts. Maak anders gebruik van AI (afhankelijk van het beleid van uw bedrijf) of gratis bronnen.

Persoonlijke financiële gegevens

Sommige bedrijven gebruiken geautomatiseerde cloudback-upservices om werkgerelateerde bestanden op te slaan. Als uw financiële gegevens, zoals bankafschriften, creditcardgegevens, belastingdocumenten en beleggingsplannen, op uw werklaptop zijn opgeslagen, kunnen deze worden geüpload naar de server van het bedrijf. Hierdoor kunnen uw financiële gegevens mogelijk voor anderen zichtbaar worden.

Als uw werklaptop wordt gecompromitteerd door een datalek of hack binnen het hele bedrijf, kunnen uw financiële gegevens in verkeerde handen vallen, wat kan leiden tot financieel verlies. Om deze reden is het beter om uw financiële gegevens niet op uw werklaptop op te slaan en altijd de privémodus te gebruiken wanneer u financiële sites bezoekt.

Politieke of religieuze documenten

Ongeacht uw politieke of religieuze overtuigingen, moet u deze privé houden. Sla het nooit op uw werklaptop op, zelfs niet als uw bedrijf er neutraal over staat. Als u uw overtuigingen openbaart, kunnen anderen deze overnemen. Dit kan van invloed zijn op hun gedrag of houding ten opzichte van u.

Als het opslaan van dergelijke gegevens op uw apparaat in strijd is met het bedrijfsbeleid en uw baas of IT-medewerker komt erachter, kan dit erop wijzen dat u uw apparaat gebruikt voor persoonlijke zaken buiten het werk om. Dit kan uw geloofwaardigheid schaden. Vermijd daarom het downloaden of verzenden van gegevens die uw overtuigingen aan collega's, IT-beheerders of uw baas zouden kunnen onthullen.

U bent zich inmiddels waarschijnlijk bewust van de risico's die gepaard gaan met het opslaan van bovenstaande gegevenstypen op uw werklaptop. Als u geen back-up maakt van belangrijke gegevens, zoals medische dossiers en financiële gegevens, als uw bedrijf per ongeluk uw gegevens wist of als uw computer opnieuw moet worden ingesteld om problemen op te lossen, kunt u de toegang tot uw gegevens verliezen. Blijf dus uit zijn buurt!